Claim Management System - Introduction

Apa yang akan kita bangun?

Sistem ini akan meng-handle:

✅ Input klaim dari seller (bukti: foto tutup + nota)

✅ Verifikasi digital oleh distributor

✅ Final approval oleh head office/produsen

✅ Disbursement pembayaran klaim langsung ke seller (misalnya pakai Midtrans/transfer)

✅ Status workflow + audit trail yang jelas

Kenapa Sistem Ini Penting?

Kalau proses klaim masih manual (WA, email, excel), biasanya terjadi:

• Double claim: bukti sama diklaim berkali-kali
• Manipulasi qty: seller klaim 6, padahal distributor cuma supply 4
• Nominal promo beda periode: Jan–Feb Rp20k, Mar–Jul Rp30k → rawan salah hitung
• Tidak ada audit trail: pas dispute, susah cari siapa approve apa

CMS nge-fix semuanya dengan workflow yang rapi + data yang bisa ditrace.

Aktor Sistem (Roles)

Kita pakai 3 aktor utama:

1) Seller / Retail

• Submit claim
• Upload bukti (foto tutup dan nota)
• Lihat status klaim

2) Distributor

• Verifikasi klaim secara digital
• Approve sebagian (partial approve) kalau perlu
• Kasih alasan reject

3) Head Office / Produsen

• Review & approve final
• Bayar klaim ke seller (disbursement)

Business Flow Utama (Realistis, End-to-End)

Ini flow yang bakal jadi “tulang punggung” sistem.

Step A — Setup Program Promo (oleh Produsen)

Produsen bikin program promo:

• Periode promo (misal Jan–Feb, Mar–Jul)
• Produk yang eligible
• Rate klaim per item per periode
• Jan–Feb: Rp20.000/item
• Mar–Jul: Rp30.000/item

📌 Poin penting: rate itu bisa berubah tergantung periode, bukan fix selamanya.

Step B — Seller Submit Claim

Seller input:

• pilih program promo aktif
• pilih distributor yang mensupply dia
• input produk + qty
• upload:
• 1 foto berisi banyak tutup (yang penting qty kelihatan)
• nota pembelian/penjualan

Status: SUBMITTED_BY_SELLER

Step C — Distributor Verification (Digital)

Distributor cek:

• apakah seller ini memang dia supply?
• apakah qty masuk akal berdasarkan supply?

#### Case normal:

Seller submit 10, distributor supply 10 → approve 10 ✅

#### Case real world (penting banget):

Seller submit 6, distributor cuma supply 4 → distributor:

• approve 4
• reject 2 (kasih alasan)

Status: VERIFIED_BY_DISTRIBUTOR

Step D — Kirim ke Head Office (Produsen)

Sistem otomatis compile claim:

• item yang disetujui distributor
• hitung final amount (approved\_qty × promo\_rate)

Status: SUBMITTED_TO_HO

Step E — HO Final Approval

HO review:

• pola klaim seller
• bukti dan riwayat
• distributor yang verifikasi

HO approve / reject.

Status:

• APPROVED_BY_HO atau REJECTED_BY_HO

Step F — Disbursement ke Seller

Kalau approve:

• produsen bayar ke seller
• sistem update status jadi PAID

📌 Distributor tidak terlibat uang sama sekali.

Status Workflow (Yang Kita Pakai di Series Ini)

Minimal state machine:

• DRAFT (opsional)
• SUBMITTED_BY_SELLER
• VERIFIED_BY_DISTRIBUTOR
• SUBMITTED_TO_HO
• APPROVED_BY_HO
• REJECTED_BY_HO
• PAID